Archiv der Kategorie: Übersetzer als Unternehmer

Was tun mit vertraulichen Unterlagen

Als Übersetzer arbeitet man mit vielen Arten von Dokumenten und Unterlagen: Geschäftskorrespondenz, technische Dokumentation, Präsentationen, Verträge, Urkunden usw. Die meisten sind vertraulich oder enthalten sogar personenbezogene Daten. Wenn ich solche Dokumente in digitaler Form erhalte, sorge ich am Computer mithilfe von Passwörtern, Verschlüsselung, Antivirenprogrammen usw. für Sicherheit. Was aber, wenn man Unterlagen auf Papier ausdrucken muss, zum Beispiel um eine Übersetzung oder das Layout eines Dokuments zu prüfen, oder die Unterlagen bereits vom Kunden in Papier- oder CD-Form erhält? Auch hier ist Datenschutz oberste Übersetzerpflicht. Einfach in den Papierkorb sollten diese Daten nicht wandern. Vor dem inneren Auge sehen Sie sicher schon die Wirtschaftsspione, die kopfüber in den Müllcontainern von Übersetzern hängen. Auch das Stapeln bis zum Sankt-Nimmerleins-Tag ist keine Lösung, da sich so die Gefahr nur noch vergrößert.

Wenn die Unterlagen nicht mehr gebraucht, aber auch nicht an den Kunden zurückgesandt werden sollen, müssen sie anderweitig verschwinden, und zwar endgültig und gründlich. Da ich nicht so gerne Lagerfeuer in meinem Garten entfache und auch keinen Kamin habe, sieht meine Lösung folgendermaßen aus:

Schnittergebnis des Aktenvernichters

Ich verwende einen Hochsicherheits-Aktenvernichter mit Partikelschnitt und Sicherheitsstufe P-5, der nicht nur Papier, sondern auch CDs frisst. Von den Unterlagen bleiben nur noch kleinste Schnipsel übrig.

Wie handhaben Sie vertrauliche Unterlagen?

Kundenreferenzen – was dahintersteckt

Siemens, BMW, BASF… Auf den Websites von Übersetzungsdienstleistern begegnet Ihnen oft das Who-is-Who der deutschen und internationalen Wirtschaft, inklusive Logo. Beeindruckend, für wen die alles arbeiten, oder nicht?

Was es heißen soll: Durch die Nennung der Namen anderer großer Unternehmen soll gezeigt werden, dass der jeweilige Dienstleister so groß, kompetent und professionell ist, dass selbst diese renommierten Unternehmen von einer Zusammenarbeit überzeugt werden konnten. Dementsprechend kann der aktuelle Betrachter davon ausgehen, dass der Dienstleister auch die von ihm benötigte Übersetzung einwandfrei erledigen wird.

Wie die Realität aussieht: Die Nennung von Referenzkunden ist in vielen Branchen gängig. Sie kann dabei helfen, das eigene Profil nach außen zu schärfen und sich von Wettbewerbern abzugrenzen. Nicht zuletzt dient sie als Werbemaßnahme. Doch wie viel steckt dahinter. Das hängt maßgeblich von der Art der Referenz ab, d. h. wie diese präsentiert wird. Es sind folgende Referenztypen mit Nennung des Firmennamens zu unterscheiden:

1) Name und Logo: Eine der häufigsten Varianten, da sie recht einfach zu erstellen ist. Für das Zielpublikum hat diese Variante Nachteile. Zum einen ist nicht bekannt, ob der genannte Referenzkunde überhaupt zufrieden war, zum anderen weiß man nicht, was denn tatsächlich für diesen Referenzkunden übersetzt wurde und wie häufig. Es ist ein großer Unterschied, ob man eine 400 Seiten starke technische Dokumentation einer hochtechnischen Anlage übersetzt oder den Liebesbrief des Geschäftsführers an seine Geliebte. Die Aussagekraft dieser Art von Referenz geht also gegen null. Auch für den Übersetzungsdienstleister selbst gibt es bei dieser Methode mehrere Haken: Man benötigt eigentlich die Zustimmung des jeweiligen Kunden, insbesondere für die Nutzung des Logos. Ob die Zustimmung in allen Fällen vorliegt, wage ich zu bezweifeln, sodass im Extremfall ein Schreiben von einem Rechtsanwalt ins Haus flattern könnte. Nicht ganz so schlimm, aber dennoch kontraproduktiv, ist es, wenn der genannte Referenzkunde zufälligerweise der direkte Wettbewerber des Interessenten ist. Dieser wird einen Teufel tun, bei diesem Übersetzungsdienstleister zu übersetzen, Geheimhaltungsversprechen hin oder her.

2) Statement und Name: Eine deutlich bessere Variante, die aber auch deutlich aufwändiger einzurichten ist, sind Statements der Ansprechpartner beim jeweiligen Referenzkunden. Dort schreibt der Kunde selbst in einem oder zwei Sätzen, was der Dienstleister für ihn übernommen hat und dass er mit der Leistung zufrieden waren. Der Haken: Man muss einen Kunden erst einmal dazu bringen, eine solch positive Aussage zu treffen oder eben länger warten, bis sie von selbst kommt. In beiden Fällen muss man dann noch die Erlaubnis des Ansprechpartners einholen, dies auf der Website einzustellen.

Beide Varianten könnten, solange die Geheimhaltungspflicht nicht verletzt wird, durch anonymisierte Beispielprojekte ergänzt werden.

Fazit: Lassen Sie sich von großen Namen nicht zu schnell beeindrucken. Hinterfragen Sie Kundenreferenzen und überlegen Sie, inwiefern diese für Sie überhaupt Relevanz haben.

Kundenumfrage 2015 – Ergebnisse

Ich bin jemand, der es immer möglichst genau wissen möchte. Das gilt nicht nur für inhaltliche Fragen bei Übersetzungsprojekten. Wie sehen mich meine Kunden? Wie zufrieden sind sie mit meiner Leistung? Was kann ich noch für meine Kunden tun? Zwar bin ich als freiberuflicher Übersetzer recht nah an meinen Kunden dran, doch ist das Bild, das man sich selbst macht, in der Regel sehr subjektiv. Das wollte ich ändern und habe daher vor einigen Wochen meine erste Kundenumfrage gestartet. Die Umfrage ist mittlerweile abgeschlossen und ich möchte allen Teilnehmern und allen anderen Interessierten hiermit die Ergebnisse vorstellen.

Rahmendaten der Umfrage

31 Personen, alles Ansprechpartner bei Kunden, hatten die Möglichkeit teilzunehmen. Mein Kundenstamm setzt sich dabei aus verschiedenen Arten von Kunden zusammen, wobei Übersetzungsagenturen bzw. Übersetzungsbüros einen großen Anteil ausmachen. Die tatsächliche Beteiligung lag schließlich bei etwas unter zwei Dritteln (64 %). Das ist meiner Meinung nach ein beachtlicher Wert, mit dem ich sehr zufrieden bin. An dieser Stelle nochmal vielen Dank für die rege Beteiligung! Wenn Ihnen das Ausfüllen des Online-Fragebogens so viel Spaß gemacht hat, dass sie ihn mehrfach beantwortet haben, dann haben Sie mich ganz schön ausgetrickst. Die Anonymität der Umfrage machte das theoretisch möglich.

Jetzt aber zu den Ergebnissen der Umfrage. Für einen besseren Überblick können Sie die Umfrageergebnisse auf folgender Website einsehen:

https://de.surveymonkey.com/results/SM-RJBC7CYQ/

Für diejenigen unter Ihnen, die wenig Zeit haben, hier eine kurze Zusammenfassung: Die Zufriedenheit mit mir als Dienstleister sowie mit meinen Übersetzungs- und sonstigen Leistungen war gut bis sehr gut. Kunden sehen mich in erster Linie als Übersetzer für technische Texte, der aber vielseitig auch in anderen Bereichen einsetzbar ist. Dienstleistungen über das aktuelle Angebot hinaus sind nur mäßig nachgefragt, gleiches gilt für Zertifizierungen. Alle Befragten, die an der Umfrage teilgenommen haben, sind mit mir als Dienstleister sehr zufrieden und würden mich weiterempfehlen. Hier nun die Ausführungen im Detail:

Stärken als Dienstleister

Die erste Frage betraf meine Eigenschaften als Dienstleister, praktisch meine Softskills. Der persönliche Umgang mit den Kunden, das professionelle Auftreten, die Erreichbarkeit und Reaktionsschnelligkeit, die Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit wurden allesamt als sehr gut bewertet. Ebenfalls sehr gut bis gut, aber im Vergleich etwas schwächer, schnitten die Verfügbarkeit und die Preispolitik ab.

Auf die Verfügbarkeit möchte ich kurz eingehen. Als freiberuflicher Übersetzer bin ich die einzige Arbeitskraft in meinem Unternehmen. Wenn Sie mich in meinen Sprachkombinationen (Englisch-Deutsch, Spanisch-Deutsch und Französisch-Deutsch) beauftragen, können Sie sich sicher sein, dass ich Ihren Auftrag persönlich bearbeite und meine ganze Energie in Ihr Projekt stecke. So bleibt es leider nicht aus, dass ich gelegentlich ausgebucht bin und Aufträge nicht zu den gewünschten Terminen übernehmen kann. In der Regel werde ich Ihnen dann Alternativtermine vorschlagen bzw. bei Bedarf einen passenden Kollegen empfehlen. Mir ist bewusst, dass das für Sie nicht immer zufriedenstellend ist.

Hohe Zufriedenheit mit meinen Leistungen

Die zweite Frage drehte sich um die Zufriedenheit mit den einzelnen, von mir angebotenen Leistungen. Da nicht alle meine Kunden auch alle Dienstleistungen in Anspruch nehmen, ist der Anteil der „Weiß nicht“-Antworten teilweise recht groß. Die übrigen Antworten zeigen aber auch hier eine allgemein sehr hohe Zufriedenheit mit meinen Leistungen in den Bereichen Übersetzung, einsprachiges Lektorat, Übersetzungslektorat, Terminologiearbeit, Lieferantenbewertung und Projektmanagement.

Wie ich im Nachhinein erfahren habe, war es einigen Umfrageteilnehmern nicht ganz klar, was mit dem Punkt „Lieferantenbewertung“ gemeint war. Das hätte zugegebenermaßen weiter ausgeführt werden können. Das möchte ich hiermit nachholen. Im Rahmen meiner Lektorats- und Korrektoratstätigkeit für einige meiner Agenturkunden führe ich auch Lieferantenbewertungen durch. Das bedeutet, dass ich die Übersetzungsleistung eines Kollegen mit meinen Sprachkombinationen nach bestimmten Kriterien bewerte und dem jeweiligen Kunden dann ein Feedback gebe. Dies betrifft sowohl die Prüfung neuer Dienstleister als auch die bestehender Übersetzer. Dabei bemühe ich mich stets um Fairness und berücksichtige ebenfalls eventuelle Erschwernisse. Auch die Art der Auswertung der gefundenen Mängel durch den Auftraggeber habe ich allerdings keinen Einfluss.

Übersetzungsqualität

Um die verschiedenen Qualitätsaspekte bei Übersetzungen drehte sich die dritte Frage. Rechtschreibung und Zeichensetzung, Stil, Sachkenntnis und die Einhaltung formaler Kriterien, wie etwa Längenbegrenzungen und Tags, wurden allgemein gut bis sehr gut bewertet. Beim Stil fiel das Ergebnis etwas schwächer, aber immer noch sehr positiv aus. Das ist bei einem auf technische Texte spezialisierten Übersetzer ein beachtliches Ergebnis.

Der Mann für technische Texte

Die nächste Frage habe ich ganz speziell gestellt. Sie lautete „Für welche Art von Projekten eigne ich mich Ihrer Meinung nach besonders bzw. wo denken Sie: “Das wäre etwas für Herrn Tejera.”?“ Es ging also um Ihre subjektive Meinung bzw. um das, was Sie mit mir bewusst oder unterbewusst verbinden. Nicht überraschend war das überwältigende Ergebnis bei „Technische Texte“. Dieser Meinung waren fast 95 % aller Befragten. Was mich dann doch etwas verblüffte waren die relativ häufigen Nennungen von Marketingtexten (über 50 %) und Eilaufträgen (über 60 %). Die Pointe ist jedoch das 0-%-Ergebnis für „Vertragstexte“. Da habe ich wohl den einen oder anderen Vertragstext zu oft abgelehnt. Von den Kunden, für die ich bereits Vertragstexte übersetzt habe (das sollten etwa die Hälfte sein), habe ich allerdings noch nie eine negative Rückmeldung gehört. Nun gut, mir steht eben „Technik“ auf die Stirn geschrieben und es gibt Kollegen, die sich über Vertragstexte auch mehr freuen, als ich es tue.

Angebotspalette

Meine derzeitigen Kunden scheinen mit meinem aktuellen Leistungsangebot recht zufrieden zu sein. Als mögliche weitere Dienstleistungen hatte ich Fremdsprachensatz, Dateivorbereitung in Word, Layoutnachbereitung in Word, Post-Editing und Copywriting zur Auswahl gestellt. Die große Begeisterung blieb aus, lediglich bei der Layoutnachbereitung in Word, dem Post-Editing und dem Copywriting schien gewisses Interesse zu bestehen. Zum jetzigen Zeitpunkt kann ich bereits Layoutnachbereitungen in Word anbieten. Post-Editing und Copywriting waren eher auf die Zukunft angelegte Themen. Wenn Sie an einer bestimmten Dienstleistung Interesse haben, zum Beispiel an der Layoutnachbereitung in Word, dann melden Sie sich bei mir. Dann können wir besprechen, ob und wie das sinnvoll möglich ist.

Mäßiges Interesse an Zertifizierungen

Das Interesse an Zertifizierungen, sowohl ISO 9001:2015 (Qualitätsmanagement-Systeme) als auch ISO 17100 (Übersetzungsdienstleistungen), hielt sich ziemlich in Grenzen, mit leichter Tendenz in Richtung ISO 17100. Das ist wohl in erster Linie der Zusammensetzung meines Kundenstamms geschuldet, zu dem recht viele Übersetzungsdienstleister gehören, die ihrerseits ohnehin schon nach ISO 17100 (bisher DIN EN 15038) arbeiten.

Allgemeine Zufriedenheit

Die letzten beiden Fragen bezogen sich auf die allgemeine Zufriedenheit und die Wahrscheinlichkeit einer Weiterempfehlung meiner Leistungen. Hier möchte ich mich ganz herzlich für die jeweils 100 % (!!!) bedanken.

Wenn Sie noch Fragen zu der Umfrage haben oder mir eine andere Rückmeldung geben möchten, stehe ich Ihnen auf den gewohnten Kanälen zur Verfügung. Nochmals vielen Dank.

Kundenpflege in München

Nach längerer Zeit melde ich mich wieder über meinen Blog. Die letzten Monate haben viele spannende Aufträge, interessante Kontakte, neue Kunden und vieles mehr gebracht. Zu den Höhepunkten in dieser Zeit gehört für mich auf jeden Fall auch meine Geschäftsreise nach München vom 7. bis 9. Oktober. Hier dazu nur ganz kurz:

Warum ich nach München gefahren bin? Um Akquise ging es mir auf jeden Fall nicht. In den zweieinhalb Tagen, die ich in der bayerischen Landeshauptstadt verbracht habe, habe ich drei Unternehmen besucht, für die ich bereits arbeite. Außerdem hat es glücklicherweise auch noch für einen Kaffee mit einer lieben Übersetzerkollegin gereicht, die ich längere Zeit nicht gesehen hatte. Ich wollte meine Ansprechpartner bei den Unternehmen, mit denen ich teilweise schon jahrelang mehrmals in der Woche zu tun habe, einfach mal (besser) kennenlernen. Man spricht ganz anders mit einem Menschen, wenn man ein Gesicht vor Augen hat und weiß, wie der andere so tickt. Gerade in Geschäftsbeziehungen finde ich das sehr wichtig, da man so potentielle Missverständnisse von vornherein vermeiden kann.

So habe ich viele nette Menschen mit spannenden Lebensläufen kennengelernt, über gemeinsame Projekte gesprochen, getratscht und gelacht. Es war ein schönes Erlebnis, das ich gerne bald mal wiederholen möchte. Mal sehen, wohin mich meine nächste Geschäftsreise führt…

Demnächst an dieser Stelle hoffentlich wieder mehr aktuelle Beiträge von mir.

Schöne Grüße

Florian Tejera

Aktueller Stand des Mentoring-Programms des BDÜ NRW

Seit diesem Jahr gibt es auch im Landesverband Nordrhein-Westfalen des BDÜ (Bundesverband der Dolmetscher und Übersetzer e.V.) ein Mentoring-Programm für Dolmetscher und Übersetzer. Mit diesem Programm erhalten Berufseinsteiger die Möglichkeit, am Anfang ihrer Selbstständigkeit von den Erfahrungen und dem Wissen erfahrener Kollegen zu profitieren. Dabei kann es um Akquise, Preiskalkulation, Projektmanagement, Umgang mit Kunden, Reklamationsmanagement, Steuerfragen, Vereinbarkeit von Familie und Beruf und viele weitere Themen gehen.

Als zuständiger Referent des Mentoring-Programms in NRW bin ich hautnah dabei und freue mich, dass sich das Programm mittlerweile sehr gut entwickelt. Daher möchte ich Ihnen gerne kurz den aktuellen Stand vorstellen.

Für jeden Mentee den passenden Mentor

Nach einem anfänglich schleppenden Start haben sich mittlerweile sieben Mentoring-Paare in ganz NRW zusammengefunden, ein achtes Paar steht hoffentlich kurz davor. Die Rückmeldungen der Mentees sind bisher durchweg sehr positiv. Eine junge Kollegin meinte sogar, dass sie nicht gedacht hätte, dass es einen dermaßen perfekt auf sie passenden Mentor geben könnte. Einen geeigneten Mentor für einen bestimmten Mentee zu finden ist nicht immer ganz leicht, weshalb ich mich besonders freue, dass es bisher größtenteils sehr gut klappt.

Mentoren gesucht

Aktuell bin ich auf der Suche nach wenigstens zwei weiteren Mentoren bzw. Mentorinnen, die gerne jeweils eine junge Kollegin betreuen möchten. Es geht um ganz allgemeine Fragen zur Selbstständigkeit, wie etwa darum, wie man an neue Kunden kommt, wie man Preise verhandelt, Angebote erstellt, mit CAT-Programmen arbeitet usw. Das sollte für die meisten Kollegen, die seit mehreren Jahren erfolgreich aktiv sind, kein Hexenwerk sein. Interessierte können sich gerne HIER über das Mentoring-Programm informieren. Oder schicken Sie einfach eine E-Mail an:
nw.mentoring@bdue.de.

Schöne Grüße

Florian Tejera Valenzuela
Referent des Mentoring-Programms des BDÜ NRW

Allzeit bereit

Dieses Pfadfindermotto gilt auch für Übersetzer. Als Dienstleister müssen wir für unsere Kunden erreichbar sein, sowohl über das Telefon als auch per E-Mail. Selbstverständlich meinen Sie? Das dachte ich auch immer, nur habe ich allzu häufig den Eindruck, dass das nicht alle Kollegen und Kolleginnen so sehen.

Als ich vor einigen Tagen versucht habe, bei einer Kollegin anzurufen, dachte ich zunächst, dass sie nur nicht rangeht, weil sie eventuell gerade selbst schon telefoniert. Heutzutage bekommt man da nicht mehr unbedingt einen Besetztton zu hören. Aber nachdem ich einige weitere Male mit dem gleichen Ergebnis angerufen habe, glaube ich nicht mehr daran. Ich war in diesem Fall nur ein Kollege, der etwas fragen wollte. Also im Grunde alles kein Drama. Wäre ich aber ein Kunde gewesen, so hätte ich mich, zumindest für das aktuelle Anliegen, vielleicht nach einem anderen Dienstleister umgesehen. Zeit ist Geld. Auf einen Rückruf habe ich übrigens vergeblich gewartet.

Mir geht es nicht darum, immer und zu jeder Zeit für Kunden erreichbar zu sein, überhaupt nicht. Ich denke, dass im Sinne der Work-Life-Balance ein klarer Schnitt zwischen Privatleben und Beruf gezogen werden sollte. Zu bestimmten Zeiten muss die Arbeit im Büro bleiben dürfen. Während der „üblichen“ Kernzeiten (zumindest für Kunden in Deutschland ca. 9 bis 15 Uhr) sollte man jedoch schon erreichbar sein bzw. kurzfristig auf E-Mails reagieren können. Sicher, das ist nicht immer möglich. Wer etwa als Dolmetscher tätig ist, kann während eines Einsatzes natürlich telefonisch nicht erreichbar sein. Für die meisten Übersetzer gilt das aber nicht.

Telefonische Erreichbarkeit

Um telefonisch erreichbar zu sein, könnte man zum Beispiel schlicht an einen Anrufbeantworter denken. Die gibt es schon länger als viele Kollegen (oder deren Eltern) auf der Welt sind. Früher noch separate Geräte, sind sie mittlerweile in der Regel direkt im Telefon integriert oder lassen sich auch über den Router einrichten. Selbst wenn der Anrufer nicht den Übersetzer selbst an den Apparat bekommt, wird er wenigstens von einer (hoffentlich) freundlichen Bandansage empfangen, in der man einen raschen Rückruf versprechen kann oder direkt die Nummer für das Mobiltelefon nennt. Optimal ist diese Lösung nicht, da nicht jeder Lust hat, dem Übersetzer hinterher zu telefonieren.

Wieso dann nicht gleich eine automatische Rufumleitung bei Abwesenheit? Ich selbst halte das so. Sobald ich meinen Arbeitsplatz während der Bürozeiten verlasse, leite ich meinen Festnetzanschluss direkt auf mein Mobiltelefon um. Das ist über die modernen Router oder eventuell das Telefon selbst in wenigen Schritten möglich. Und wenn man mal wirklich nicht rangehen kann, ein Rückruf bei nächster Gelegenheit sollte Standard sein. Das gebietet allein schon die Höflichkeit.

Erreichbarkeit per E-Mail

Lange habe ich mich gegen Smartphones gesträubt, da ich dachte, dass ich so etwas nicht brauche. Mittlerweile möchte ich meines aber nicht mehr missen. Zwar bin ich telefonisch auch nicht besser zu erreichen als früher, als ich nur ein normales Mobiltelefon hatte, die Erreichbarkeit per E-Mail hat sich jedoch extrem verändert. Ich schreibe auf dem Smartphone keine Romane, es genügt aber oft schon, dem Kunden zu sagen, dass man die E-Mail erhalten hat und sich darum kümmert, sobald man wieder im Büro ist. So weiß der Kunde woran er ist und muss nicht lange auf eine Reaktion warten. Es ist schon irgendwie albern, dass ich das hier überhaupt schreiben muss, doch gibt es leider Kollegen, die auch bei eiligen Dingen meinen, drei Tage später zu antworten wäre noch OK. Ich bin von beiden Standpunkten aus gesehen eine schnellere Bedienung gewöhnt. In der Regel antworte ich auf E-Mails innerhalb von 30 Minuten bis einer Stunde. So verliert der Kunde keine Zeit, wenn ich mal ein Projekt nicht übernehmen kann.

Bin ich aus planbaren Gründen länger nicht oder nur schlecht erreichbar, teile ich dies meinen Stammkunden aktiv mit. Für alle anderen Kunden, mit denen ich nicht unbedingt rechnen kann, richte ich eventuell auch eine Abwesenheits-E-Mail ein.

Kein Anschluss unter dieser Nummer

Zum Schluss noch etwas Grundsätzliches. Vor ein paar Jahren musste ich einen Übersetzer kontaktieren. Auf einem Übersetzerportal lagen von ihm vier verschiedene E-Mail-Adressen und zwei Telefonnummern vor. Raten Sie mal! Weder die E-Mail-Adressen noch die Telefonnummern funktionierten. Der Name des Kollegen ist in meinem Kopf sofort auf die schwarze Liste gewandert. Halten Sie Ihre Kontaktdaten aktuell. Das gilt nicht nur für die eigene E-Mail-Signatur und Website, sondern auch für Portale wie Facebook, Xing, LinkedIn, Proz.com oder die Einträge bei Ihren Berufsverbänden. Nichts ist schlimmer, als wenn Sie gar nicht gefunden werden.

Erfolgreichere Angebote ohne am Preis zu drehen?

Schon wieder ein Angebot abgegeben, das der Kunde mit einem Hinweis auf den Preis abgelehnt hat? Das ist wohl jedem in der Übersetzungsbranche, egal ob Freiberufler oder Agenturbetreiber, schon passiert. Sätze wie „Ein anderer Dienstleister ist aber günstiger…“ oder „Das Gleiche bekomme ich woanders billiger…“ hört man immer wieder von „preisbewussten“ Kunden. Aber stimmt das denn überhaupt? Bevor Sie anfangen, sich kopfüber in einen Preiskampf zu stürzen, den Sie eigentlich überhaupt nicht wollen, sollten Sie sich eventuell zunächst Ihr Angebotsschreiben genauer ansehen.

Ist Ihr Preis überhaupt mit dem Ihres Wettbewerbers vergleichbar? Versetzen Sie sich dabei einmal in Ihren Kunden. Vergessen Sie alles, von dem Sie meinen, dass es selbstverständlich wäre. Kann der Kunde tatsächlich anhand Ihres Angebotsschreibens erkennen, welche Leistungen Sie erbringen? Oder nennen Sie lediglich einen festen Preis? Ich arbeite seit 2006 in der Übersetzungsbranche und habe seitdem sehr unterschiedliche Herangehensweisen kennengelernt, wie man Angebote schreibt. Eines kann ich definitiv sagen: Kein Angebot gleicht dem anderen.

Was steckt drin?

Viele Übersetzer und Agenturen geben, kurz gesagt, einfach einen pauschalen Preis an. Das läuft dann nach dem Motto: „Sie wollen Datei XYZ übersetzen lassen. Das kostet bei uns XYZ Euro.“ Natürlich kommen dann noch ein paar weitere Informationen, zum Beispiel hinsichtlich des Liefertermins hinzu. Auf die eigentliche Leistung wird aber oft überhaupt nicht eingegangen. Was umfasst die Leistung „Übersetzung“ überhaupt? Ist das wirklich die einzige Leistung, die Sie für Ihren Kunden erbringen? Oder gehört bei Ihnen „selbstverständlich“ auch ein Lektorat oder die Formatierung des Zieltextes dazu? Das ist natürlich löblich, aber wenn Sie etwa schreiben, dass bei Ihnen die Übersetzung 500 Euro kostet, vergleicht das der Kunde oft mit dem, was Ihr Wettbewerber ebenfalls als Übersetzung bezeichnet. Die Position „Übersetzung“ beim Wettbewerber beläuft sich jetzt aber nur auf 400 Euro. Das Lektorat und die Formatierung laufen jeweils unter eigenen Positionen, sagen wir zu einem fiktiven Preis von 80 bzw. 20 Euro. Der Gesamtpreis ist bei Ihnen und Ihrem Wettbewerber jeweils 500 Euro. Für wen aber wird sich der Kunde entscheiden? Ich werde es Ihnen sagen. In den meisten Fällen wird es Ihr Mitbewerber sein, da der Kunde nicht nur die „Übersetzung“ vermeintlich billiger bekommt, sondern auch noch zwei tolle Zusatzleistungen. Einfach einen tollen Service. Jetzt sagen Sie: „Die waren bei mir aber auch dabei!“ Mag sein, das spielt aber nur eine Rolle, wenn Ihr Kunde hellseherische Fähigkeiten hat.

Das Zauberwort heißt „Aufschlüsseln“

Auch wenn es Ihnen bescheuert erscheinen mag, alles haarklein aufzuzählen, Ihren Kunden wird das in der Regel nicht stören. Vielmehr bieten Sie Ihrem Kunden einen interessanten Service, da Sie Ihre Angebote modular aufbauen können. In der Praxis sieht das dann so aus, dass Sie die Leistungen, die Sie erbringen, einzeln aufführen. Das ist dann natürlich in erster Linie die „Übersetzung“, aber auch „Vier-Augen-Lektorat“, „Frontend-Lektorat“, „Pflege einer Übersetzungsdatenbank“, „Erstellen einer Terminologieliste“, „Formatierung des Zieltextes im Quellformat“, „Projektmanagement“ usw. sind denkbar. Einige der Dienstleistungen „müssen“ eventuell nicht unbedingt erbracht werden. Vielleicht sind Sie aber der Meinung, dass Ihr Kunde im konkreten Fall hiervon profitieren würde. Diese Leistungen können Sie problemlos als optionale Positionen anbieten. So versetzen Sie Ihren Kunden in die Lage, genau zu sehen, welche Leistungen Sie erbringen, und selbst zu entscheiden, was er wirklich von Ihnen benötigt. So oder so, entweder Sie verkaufen noch mehr Leistungen als zunächst gedacht, da Sie den Kunden erst auf die Idee bringen, oder Sie können sich bestimmte Aufwände sparen. Beides ist für Sie sehr positiv.

Machen Sie Ihrem Kunden eine Freude

Wenn Sie mit Translation-Memory-Systemen arbeiten und auch Wiederholungsrabatte und dergleichen geben, ergibt sich für Sie noch eine weitere Möglichkeit, den Kunden für sich zu gewinnen. Sie kennen das sicher… Sie sehen zum Beispiel einen tollen, neuen Flachbildfernseher. Der ist aber unheimlich teuer. Wenn daneben aber ein vergleichbares Produkt steht, das aber noch viel teurer ist, erscheint Ihnen der erste Fernseher fast schon wie ein Schnäppchen. Der Preis hat sich wohlgemerkt nicht verändert. Wenn Sie Wiederholungsrabatte geben, dann sollten Sie das entsprechend kenntlich machen und zwar in Form von Zahlen. Nichts ist ein besserer Blickfang als eine Zahl. Mein Tipp: Rechnen Sie die Rabatte nicht direkt ein, sondern zerlegen Sie den Preis genüsslich vor den Augen des Kunden. Schreiben Sie also nicht, dass der Preis XYZ Euro beträgt und die Rabatte schon eingerechnet sind, sondern schreiben Sie: „Der Preis beträgt eigentlich XYZ Euro. Aufgrund des Wiederholungsanteils von XYZ Prozent kann ich Ihnen die Übersetzung jedoch zu einem Preis von ABC Euro anbieten.“ Das ist transparent, ehrlich und verschafft Ihrem Kunden ein gutes Gefühl. Was will man mehr?

Entscheiden Sie von Fall zu Fall

Bevor Sie jetzt in einen Aufschlüsselungsrausch verfallen, sollten Sie einige Aspekte nicht aus den Augen verlieren. Dazu gehört, dass Sie das Angebot übersichtlich halten sollten. Wenn der Kunde vor lauter Positionen am Ende nicht mehr weiß, was er zu zahlen hat, hilft Ihnen die schönste Aufschlüsselung nichts. Zudem sollten Sie nichts aufschlüsseln, was eigentlich nicht sinnvollerweise aufgeschlüsselt werden kann. In diesen Fällen wittert der Kunde Preistreiberei, was Sie ja gerade nicht wollen. Vor allem sollten Sie das Angebot aber an die Wünsche und Vorstellungen des Kunden anpassen.

Vielleicht lässt sich ja auch bei Ihnen in dieser Hinsicht etwas optimieren? In diesem Sinne wünsche ich Ihnen viel Erfolg!

Machen Sie mehr aus Ihren Projektmanagern

Als freiberuflicher Übersetzer ist man oft Einzelkämpfer. Da ergibt es sich von selbst, dass man für seine Kunden der einzige Ansprechpartner im Unternehmen ist. Eine persönliche Betreuung ist hier Standard. Bei Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern, so auch bei vielen Übersetzungsagenturen, muss die Geschäftsführung allerdings gezielt darauf achten, dass es der Kunde möglichst immer mit dem gleichen Ansprechpartner zu tun hat. Dies ist mittlerweile so selbstverständlich geworden, dass man es sich kaum noch anders vorstellen kann. Die Vorteile liegen für mich auf der Hand. Der Projektmanager einer Übersetzungsagentur lernt den Kunden genauer kennen, weiß wie er mit diesem umgehen muss, was er benötigt und was er erwartet. Im Idealfall wird der Projektmanager nach und nach zu einem Experten für diesen Kunden und seine Produkte. Schon dies ist ein Mehrwert für den Kunden, was in der Regel aber erst dann auffält, wenn der Projektmanager in den Urlaub fährt oder krank wird. Die Vertretung kann dieses Mehr an Wissen nur bedingt ersetzen.

Bei einigen meiner Agenturkunden habe ich jedoch gesehen, dass man diese Spezialisierung auf einen Kunden auch auf eine ganze Branche ausweiten kann. Ich finde diese Idee sehr gut und vielleicht hat der ein oder andere von Ihnen noch nie daran gedacht. Es geht um Folgendes: In diesen Übersetzungsagenturen kümmert sich ein Projektmanager um mehrere bzw. alle Kunden, die aus der gleichen Branche kommen, zum Beispiel „Automotive“ oder „Medizintechnik“. Bei Agenturen, die sich ohnehin auf nur eine Branche spezialisiert haben, ist das natürlich hinfällig, bei allen anderen kann dies jedoch deutliche Vorteile bringen, wohlgemerkt ohne nennenswerte Mehrkosten.

Der Projektmanager wird nach und nach zu einem Experten für die Branche, da er mit jedem Projekt, das er betreut, Wissen ansammelt, das für alle Seiten gewinnbringend sein kann. So lernt der Projektmanager, auf was es in der jeweiligen Branche besonders ankommt. Dies können Normen, Fachterminologie, Konventionen und viele andere Aspekte sein. In Unternehmen, in denen der Projektmanager auch in den Qualitätssicherungsprozess eingebunden ist, kann dies den Unterschied zwischen einem guten und einem hervorragenden Projektergebnis ausmachen.

Weiterhin wird das Fragen- und Antwortmanagement deutlich optimiert. Viele Fragen der Übersetzer können eventuell, sofern sich der Projektmanager absolut sicher ist, ohne Rückfragen beim Kunden beantwortet werden. Wenn doch der Kunde einbezogen werden muss, können diesem die Fragen möglicherweise in einer besser verständlichen Form präsentiert werden.

Wo wir gerade vom Kontakt mit dem Kunden sprechen… das gewonnene Fachwissen ermöglicht es dem Projektmanager auf einer anderen Ebene mit dem Kunden zu sprechen. Aber Vorsicht! Der Kunde erwartet professionelle Übersetzungsleistungen oder sonstige Sprachdienstleistungen von der Übersetzungsagentur, keine Ingenieursleistungen. Die bekommt er woanders besser. Man sollte sich also nicht zu weit aus dem Fenster lehnen.

Auch gegenüber den Übersetzern ergeben sich Vorteile. Da man viel häufiger mit Texten aus den gleichen Fachgebieten zu tun hat, wird die Zusammenarbeit mit den für dieses Fachgebiet geeigneten Übersetzern intensiver. So lernt man die jeweiligen Stärken und Schwächen der Übersetzer besser kennen und kann ihnen jeweils die Projekte anbieten, die am besten zu ihrem Profil und ihren Stärken passen. Außerdem weiß der Projektmanager dann eher, worauf er bei der Qualitätssicherung besonders achten sollte. Ebenso wird die Verfügbarkeit der Übersetzer so ein wenig leichter einschätzbar.

Nennenswerte Nachteile sehe ich bei dieser Vorgehensweise nicht, höchstens, dass im Vertretungsfall der Unterschied noch gravierender ausfällt als normal. Als Kunde könnte man auf die Idee kommen, dass die eigenen Daten nicht mehr so sicher sind, wenn der Projektmanager auch Wettbewerber betreut, allerdings kann dies genauso passieren, wenn sich der Kollege um den Wettbewerber kümmert. Im Geschäftsverkehr ist Vertraulichkeit ein hohes Gut und kann durch entsprechende Vereinbarungen (heute zumeist „Non-Disclosure Agreements“) noch stärker in den Mittelpunkt gestellt werden. Ein Quäntchen Vertrauen ist aber ebenfalls unabdingbar.

Fazit: Die Betreuung verschiedener Kunden aus der gleichen Branche durch einen bestimmten Projektmanager bringt meiner Meinung nach Mehrwert für den Kunden, die Agentur und die Übersetzer und das ohne nennenswerte Kosten. Es ist einen Gedanken wert.

Ach, Sie decken das Fachgebiet Technik nicht in Gänze ab?

Von dieser Frage, die mir tatsächlich so gestellt wurde, war ich im ersten Augenblick etwas verblüfft. Ich musste den Text der E-Mail, in der dieser Satz stand, gleich noch einmal lesen. Dazu aber später mehr. Jetzt erst kurz zum Hintergrund:

Es ist einer meiner regelmäßigen Akquisenachmittage und ich schreibe einige Übersetzungsagenturen an. In der E-Mail stelle ich mich und meine Leistungen kurz und knackig vor. Dazu gehört auch eine kurze Auflistung der Fachgebiete, in denen ich Übersetzungen anfertige, unter anderem auch Medizintechnik und zwei weitere technische Fachgebiete. Die Resonanz auf meine E-Mails ist diesmal rein quantitativ sehr gut (zum Qualitativen kann man in der Regel nicht so schnell eine Aussage treffen). Mit dem Inhalt einer der Antwort-E-Mails habe ich allerdings nicht gerechnet. Nach den üblichen  „Vielen Dank“-Floskeln kam Folgendes: „Wir sind hauptsächlich auf technische Texte spezialisiert. Sehe ich das richtig, dass Sie dieses Gebiet nicht in Gänze abdecken?“

Da kommt man ins Grübeln. Seit Jahren heißt es von überall her, dass Spezialisierung unabdingbar ist, um auf dem heutigen Übersetzungsmarkt bestehen zu können. Auch ich sage das jedem, der mich fragt. Und nicht nur das… ich glaube auch daran. Nur wer sich in einer Disziplin sehr gut auskennt, wird Texte aus diesem Bereich auch fachlich korrekt und gut übersetzen können. Fachkenntnisse sind zwar nicht alles, denn auch ein gutes Sprachgefühl und übersetzerische Kompetenz sind erforderlich. Das fachliche Know-how hilft jedoch ungemein. Als Spezialist wird man einen Text deutlich schneller und präziser übersetzen können, als ein anderer Übersetzer, der ein Laie im jeweiligen Fach ist. Das gilt auch, wenn diese zweite Person ein hervorragender Übersetzer sein sollte. Ich denke, darin sind sich die meisten Kollegen einig. Und dann bekommt man eine solche Frage gestellt.

Das Problem ist, dass „Technik“ ebenso wie „Recht“ oder „Wirtschaft“, im Grunde kein Fachgebiet ist, sondern eine Gruppe von Fachgebieten. Kennt sich denn ein Maschinenbauingenieur mit Atomkraftwerken aus? Wohl eher nicht. Kann ein Luft- und Raumfahrtingenieur sein Auto selbst reparieren? Auch das ist nicht unbedingt gesagt. Wie sollen wir als Übersetzer dann ein Feld abdecken, das von Nanotechnologie bis zu Großbauwerken, wie Brücken, Staudämmen usw., reicht? Das kann bzw. das sollte niemand.

Irgendwie kann ich die Agentur ja auch verstehen. Man möchte es leicht haben. Wenn ein technischer Text reinkommt, möchte man nicht erst überlegen müssen, welcher Übersetzer dafür geeignet ist. Man schickt ihn einfach an irgendeinen der „Technik“-Übersetzer. Der wird das schon richten. Man muss vielen Kollegen zugute halten, dass sie sich sehr oft dermaßen in ein für sie neues Thema reinhängen, dass das Ergebnis am Schluss in Ordnung ist. Der Weg dahin ist dann aber oft mit Blut, Schweiß und Tränen getränkt. Auch die Frage, ob sich der Auftrag rein finanziell gelohnt hat, muss man sich dann aufgrund des wahrscheinlich höheren Zeitaufwands stellen. Ich selbst lehne Aufträge ab, wenn ich nicht sicher bin, eine gute Qualität liefern zu können. Ob die Texte dabei aus dem eigenen Fachgebiet kommen oder nicht, ist dabei nicht das entscheidende Kriterium. Allerdings käme ich nie auf die Idee zu sagen, dass ich jede Art von technischem Text machen kann. Natürlich nicht. Das muss ich von Fall zu Fall entscheiden.

Auch Agenturen sollten sich entscheiden, was sie möchten. Spezialisten oder vermeintliche Alleskönner? Die Sorgfaltspflicht gegenüber dem Kunden sollte hier wenigstens schon eine Tendenz vorgeben. Wie ist Ihre Meinung?

Leitung des Existenzgründerstammtisches für Übersetzer/-innen und Dolmetscher/-innen in Essen

Seit einigen Jahren findet in Essen an jedem vierten Mittwoch in ungeraden Monaten ein Existenzgründerstammtisch für Übersetzer/-innen und Dolmetscher/-innen statt. Meine Kolleginnen, Cornelia Perthes und Babette Schrooten, haben diesen interessanten und hilfreichen Stammtisch die ganzen Jahre lang mit viel Engagement und Elan geleitet, wofür ich mich auch hier noch einmal herzlich bedanken möchte.

Vor Kurzem haben sich die beiden nun jedoch dafür entschieden, die Leitung des Stammtisches abzugeben. Meine Kollegin, Frau Andrea Esters, und ich übernehmen nun die Leitung des Stammtisches und würden uns über eine rege Teilnahme freuen.

Aus diesem Anlass möchte ich meinen Kollegen und Kolleginnen, die vielleicht Interesse an der Teilnahme haben, aber sich bisher noch nicht dazu durchringen konnten, Folgendes sagen:

  • Der Stammtisch ist zwar für Existenzgründer gedacht, es sind aber auch erfahrene Kollegen herzlich willkommen. Ohne Euch geht es nicht, denn wer soll denjenigen, die am Anfang des Berufswegs als Übersetzer und/oder Dolmetscher stehen denn zeigen, wie es gehen kann, wenn nicht Ihr? Außerdem können auch die Veteranen unter uns sicher auch etwas von den Existenzgründern lernen.
  • Beim Stammtisch geht es nicht nur darum, den Start in den Übersetzer- oder Dolmetscherberuf zu erleichtern, sondern auch generell darum, Kontakte zu knüpfen, ein Kollegennetzwerk aufzubauen, neue Sichtweisen auf bestimmte Themen kennenzulernen usw. Es ist ein angenehmer Weg, um auf dem Laufenden zu bleiben.
  • Der Stammtisch soll Spaß machen! Wir sitzen in einer gemütlichen Runde beisammen, essen gemeinsam etwas Leckeres und unterhalten uns auch einfach so. Jeder soll und kann sich in unserer Runde wohlfühlen.

Hier kurz die Fakten:

Wo?
Restaurant Jade
Rellinghauser Str. 6
45128 Essen/Ruhr
Tel.: 0201 225161

Das Restaurant liegt direkt neben dem RWE-Turm, neben dem Essener Hauptbahnhof und ist sowohl mit dem Auto als auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut zu erreichen.

Wann?
Jeden 4. Mittwoch in ungeraden Monaten um 19.00 Uhr
Nächster Termin: 23. Juli 2014

Bei Fragen könnt Ihr Euch an mich (siehe Kontaktdaten auf dieser Seite) oder an Andrea Esters (Tel.: 0201 7100997 bzw. esters-uebersetzungen@t-online.de) wenden.

Schöne Grüße

Dipl.-Übersetzer
Florian Tejera