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Machen Sie mehr aus Ihren Projektmanagern

Als freiberuflicher Übersetzer ist man oft Einzelkämpfer. Da ergibt es sich von selbst, dass man für seine Kunden der einzige Ansprechpartner im Unternehmen ist. Eine persönliche Betreuung ist hier Standard. Bei Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern, so auch bei vielen Übersetzungsagenturen, muss die Geschäftsführung allerdings gezielt darauf achten, dass es der Kunde möglichst immer mit dem gleichen Ansprechpartner zu tun hat. Dies ist mittlerweile so selbstverständlich geworden, dass man es sich kaum noch anders vorstellen kann. Die Vorteile liegen für mich auf der Hand. Der Projektmanager einer Übersetzungsagentur lernt den Kunden genauer kennen, weiß wie er mit diesem umgehen muss, was er benötigt und was er erwartet. Im Idealfall wird der Projektmanager nach und nach zu einem Experten für diesen Kunden und seine Produkte. Schon dies ist ein Mehrwert für den Kunden, was in der Regel aber erst dann auffält, wenn der Projektmanager in den Urlaub fährt oder krank wird. Die Vertretung kann dieses Mehr an Wissen nur bedingt ersetzen.

Bei einigen meiner Agenturkunden habe ich jedoch gesehen, dass man diese Spezialisierung auf einen Kunden auch auf eine ganze Branche ausweiten kann. Ich finde diese Idee sehr gut und vielleicht hat der ein oder andere von Ihnen noch nie daran gedacht. Es geht um Folgendes: In diesen Übersetzungsagenturen kümmert sich ein Projektmanager um mehrere bzw. alle Kunden, die aus der gleichen Branche kommen, zum Beispiel „Automotive“ oder „Medizintechnik“. Bei Agenturen, die sich ohnehin auf nur eine Branche spezialisiert haben, ist das natürlich hinfällig, bei allen anderen kann dies jedoch deutliche Vorteile bringen, wohlgemerkt ohne nennenswerte Mehrkosten.

Der Projektmanager wird nach und nach zu einem Experten für die Branche, da er mit jedem Projekt, das er betreut, Wissen ansammelt, das für alle Seiten gewinnbringend sein kann. So lernt der Projektmanager, auf was es in der jeweiligen Branche besonders ankommt. Dies können Normen, Fachterminologie, Konventionen und viele andere Aspekte sein. In Unternehmen, in denen der Projektmanager auch in den Qualitätssicherungsprozess eingebunden ist, kann dies den Unterschied zwischen einem guten und einem hervorragenden Projektergebnis ausmachen.

Weiterhin wird das Fragen- und Antwortmanagement deutlich optimiert. Viele Fragen der Übersetzer können eventuell, sofern sich der Projektmanager absolut sicher ist, ohne Rückfragen beim Kunden beantwortet werden. Wenn doch der Kunde einbezogen werden muss, können diesem die Fragen möglicherweise in einer besser verständlichen Form präsentiert werden.

Wo wir gerade vom Kontakt mit dem Kunden sprechen… das gewonnene Fachwissen ermöglicht es dem Projektmanager auf einer anderen Ebene mit dem Kunden zu sprechen. Aber Vorsicht! Der Kunde erwartet professionelle Übersetzungsleistungen oder sonstige Sprachdienstleistungen von der Übersetzungsagentur, keine Ingenieursleistungen. Die bekommt er woanders besser. Man sollte sich also nicht zu weit aus dem Fenster lehnen.

Auch gegenüber den Übersetzern ergeben sich Vorteile. Da man viel häufiger mit Texten aus den gleichen Fachgebieten zu tun hat, wird die Zusammenarbeit mit den für dieses Fachgebiet geeigneten Übersetzern intensiver. So lernt man die jeweiligen Stärken und Schwächen der Übersetzer besser kennen und kann ihnen jeweils die Projekte anbieten, die am besten zu ihrem Profil und ihren Stärken passen. Außerdem weiß der Projektmanager dann eher, worauf er bei der Qualitätssicherung besonders achten sollte. Ebenso wird die Verfügbarkeit der Übersetzer so ein wenig leichter einschätzbar.

Nennenswerte Nachteile sehe ich bei dieser Vorgehensweise nicht, höchstens, dass im Vertretungsfall der Unterschied noch gravierender ausfällt als normal. Als Kunde könnte man auf die Idee kommen, dass die eigenen Daten nicht mehr so sicher sind, wenn der Projektmanager auch Wettbewerber betreut, allerdings kann dies genauso passieren, wenn sich der Kollege um den Wettbewerber kümmert. Im Geschäftsverkehr ist Vertraulichkeit ein hohes Gut und kann durch entsprechende Vereinbarungen (heute zumeist „Non-Disclosure Agreements“) noch stärker in den Mittelpunkt gestellt werden. Ein Quäntchen Vertrauen ist aber ebenfalls unabdingbar.

Fazit: Die Betreuung verschiedener Kunden aus der gleichen Branche durch einen bestimmten Projektmanager bringt meiner Meinung nach Mehrwert für den Kunden, die Agentur und die Übersetzer und das ohne nennenswerte Kosten. Es ist einen Gedanken wert.

Nennen Sie den Übersetzer beim Namen

„Hallo, wir haben einen neuen Auftrag zu vergeben…“

Kennen Sie das? Vielleicht nicht. Die Wahrscheinlichkeit steigt allerdings extrem, wenn Sie als Übersetzer mit Übersetzungsagenturen arbeiten. Nur um kurz klarzustellen: Ich betreibe kein Agenturen-Bashing, da ich viel und gerne mit Agenturen arbeite und selbst 8 Jahre lang in verschiedenen Übersetzungsunternehmen tätig war. Ebenso wenig habe ich bisher eine ausgeprägte Divenhaftigkeit an den Tag gelegt, für die einige Übersetzer berüchtigt sind. Ich denke aber, dass man bei manchen Praktiken doch ein wenig den Finger in die Wunde legen sollte.

Kurz zum Sachverhalt: Ein Projektmanager (oder auch eine Projektmanagerin… auch Frauen sind hiervor nicht gefeit) einer Agentur hat einen Auftrag zu vergeben. Er braucht jemanden, der die Übersetzung ausführt, sodass er bei den in Frage kommenden Übersetzern nachfragen muss, ob diese das Projekt in der gewünschten Zeit erledigen können. Nun schickt der Projektmanager eine E-Mail mit den wichtigsten Informationen zum Projekt raus und wartet auf die Antwort des Übersetzers. Moment mal! Des Übersetzers? Nein, „der Übersetzer“ in der Mehrzahl, denn die E-Mail geht nicht nur an Übersetzer A raus, sondern auch an Übersetzer B, C, D usw. Das Ganze natürlich in einer einzigen E-Mail mit den Empfängern in BCC. Die Anrede lautet dann eben: „Hallo, wir haben einen neuen Auftrag zu vergeben…“. Wie gesagt, rede ich hier nicht von jemandem, mit dem man noch nicht zusammengearbeitet hat, sondern von Bestandskunden.

Warum macht der Projektmanager das? Ganz klar, für ihn liegen die vermeintlichen Vorteile auf der Hand:

  • Ich finde schneller einen Übersetzer für das Projekt, da ich nicht erst auf die Antwort des einen Übersetzers warten muss, bevor ich mich an den nächsten wende, wenn der erste Übersetzer nicht kann.
  • Ich spare mir die E-Mails an die einzelnen Übersetzer bzw. das Abtelefonieren von diesen.
  • Wenn ich mehrere Antworten bekomme, suche ich mir den Dienstleister aus, der am billigsten ist, am schnellsten liefern kann usw.

Jeder, auch Nicht-Projektmanager, wird hier wohl sagen, dass diese Gründe ganz vernünftig klingen und etwas für sich haben. Als Auftraggeber würde ich das auch sagen, wenn da nicht die andere Seite der Medaille wäre. Was hält der Übersetzer von dieser Vorgehensweise und wie wirkt sich das auf die Zusammenarbeit aus? Aus meiner persönlichen Sicht kann ich ganz klar sagen: Nicht gut! Bevor ich zu den Gründen komme, möchte ich kurz anmerken, dass in Fällen, in denen wirklich ein extremer Zeitdruck herrscht, diese Massen-E-Mails durchaus akzeptabel sind. Ich selbst war in meiner Zeit als angestellter Projektmanager auch das ein oder andere Mal in dieser Situation. Dann kann man die Situation aber auch so erklären und für das unpersönliche Anschreiben vorsorglich um Entschuldigung bitten.

Jetzt komme ich aber zum Punkt. Viele Übersetzer denken sich in dieser Situation Folgendes:

  • Wenn ich persönlich nicht angesprochen werde, dann bin und fühle ich mich auch nicht angesprochen. Ergebnis: Keine Antwort auf die E-Mail.
  • Wenn ich persönlich nicht angesprochen werde, dann ist man wohl auch nicht sonderlich daran interessiert, dass gerade ich den Auftrag erledige. Ergebnis: Keine Antwort auf die E-Mail.
  • Muss ich überhaupt antworten? Die E-Mail geht sowieso an zig andere Übersetzer. Einer wird sich schon melden. Ergebnis: Keine Antwort auf die E-Mail.
  • Lohnt es sich überhaupt noch zu antworten, wenn der erste Kollege, der sich meldet, den Auftrag ohnehin bekommt? Das ist doch Zeitverschwendung. Ergebnis: Keine Antwort auf die E-Mail. (Zu diesem Punkt sei kurz gesagt, dass ich in einigen Fällen nicht einmal 5 Minuten nach E-Mail-Eingang zu hören bekommen habe, dass der Auftrag schon vergeben sei.)
  • Wenn die E-Mail auch an andere Übersetzer geht, kommt es der Agentur offenbar nicht auf eine spezielle Qualifikation an, wenn doch auch alle anderen Kollegen mit unterschiedlichsten Qualifikationen das nach Ansicht des Projektmanagers genauso gut können wie ich. Sie ahnen es: Keine Antwort auf die E-Mail.

Was schließen wir daraus? Der Projektmanager bekommt vielleicht doch nicht so schnell eine Antwort, wie er sich erhofft hat. Nebenbei schädigt er auch das Verhältnis zwischen der Agentur und dem Übersetzer bzw. sich selbst und dem Übersetzer.

Ist das eine Zeitersparnis von ein paar Minuten wert?