„Schon seit drei Tagen dasselbe. Niemand reagiert auf die E-Mails. Auch per Telefon ist es nicht besser. Was denkt sich der Übersetzer dabei? Ich habe ihm doch letzte Woche einen großen Auftrag geschickt, der schon am Montag geliefert werden sollte…“

Der Ärger bleibt einem allerdings schnell im Halse stecken, wenn sich später herausstellen sollte, dass der so dringend gesuchte Übersetzer einen schweren Unfall hatte, nicht ansprechbar im Krankenhaus liegt oder sogar gestorben ist. Dann wünscht man sich, dass er nur mit kaputtem Smartphone irgendwo im Dschungel festgesessen wäre. Zum Glück kommt es nicht immer so schlimm. Aber es ist durchaus wert, über eine solche Situation ein wenig nachzudenken. Viele Übersetzer sichern regelmäßig ihre Festplatten, löschen verdächtige E-Mails umgehend und verschlüsseln ihre Daten. Was tun sie aber, um sicherzustellen, dass angefangene Projekte zu einem Ende kommen, die Familie das Geld für die erledigte Arbeit erhält und die Kunden informiert werden, wenn es tatsächlich zu einem Unglück kommt?

Ein Artikel in der Mitgliederzeitschrift des Bundesverbands der Dolmetscher und Übersetzer e. V. (BDÜ), der vor einigen Monaten erschien, hat mich zum Nachdenken gebracht. Hat meine Frau eine Chance, an meinem Computer mit meiner Organisation klarzukommen? Kann Sie eine ordnungsgemäße Rechnung schreiben, damit die geleistete Arbeit von den Kunden bezahlt wird? Wen sollte sie wie informieren, wenn ich nicht erreichbar bin? Welcher Übersetzerkollege kann sie dabei unterstützen? Fragen über Fragen, die man sich selbst systematisch beantworten sollte.

Seit heute verfüge ich über eine für meine Begriffe machbare Lösung. Und zwar in Form eines sogenannten „Notfall-Handbuchs“. Dabei handelt es sich um eine Verfahrensanweisung, in der ich erkläre, was im Falle eines Unglücks zu tun ist. Die Abläufe sind dabei so beschrieben, dass auch jemand, der sich mit meinem Geschäft überhaupt nicht auskennt, alles ordnungsgemäß erledigen kann. Natürlich muss ein solches Handbuch regelmäßig an die aktuelle Situation angepasst werden, damit es brauchbar bleibt. Auch sollten die Personen, die einen vertreten sollen, wissen, dass so ein Handbuch existiert.

Im Handbuch beschreibe ich u. a. folgende Punkte:

• Zugriff auf E-Mails (auch online)
• Ordnerstruktur
• Nennung von anderen Übersetzern, die helfen können
• Einrichtung und Formulierung von Abwesenheits-E-Mails
• Mitteilung der Abwesenheit an Stammkunden und Kunden mit laufenden Aufträgen
• Behandlung von noch nicht begonnenen, laufenden und abgeschlossenen Aufträgen
• Rechnungsstellung
• Umgang mit bestehenden Versicherungen und Bankkonten
• Kündigung von nicht mehr erforderlichen Mitgliedschaften
• usw.

Mit diesem Handbuch möchte ich den Personen, die sich um meine geschäftlichen Belange im Falle meiner Abwesenheit kümmern, eine Anleitung an die Hand geben, mit der sie völlig eigenständig den Geschäftsbetrieb zu einem Punkt bringen können, an dem alle Seiten mehr oder minder zufrieden sind. Das ist in zwei Fällen gegeben. Erstens, wenn Projekte trotz meiner Abwesenheit ohne größere Schwierigkeiten abgeschlossen werden und mich der Kunde in guter Erinnerung behält. Zweitens, wenn meine Familie das Geld für die Projekte bekommt, an denen ich vor dem Ausfall gearbeitet habe. Gerade in Fällen, in denen man als Verdiener ausfällt und eventuell noch Kosten für medizinische Behandlungen oder eine Beerdigung anfallen, ist die eigene Familie auf jeden Euro angewiesen.

Ich teile meine Erfahrung bei der Erstellung des Handbuchs gerne mit jedem, der ebenfalls ein solches Notfall-Handbuch für sich erstellen möchte. Bitte einfach melden. Wer jetzt schon einen kurzen Eindruck gewinnen und das Inhaltsverzeichnis des Notfall-Handbuchs ansehen möchte, kann hier klicken.