Allzeit bereit

Dieses Pfadfindermotto gilt auch für Übersetzer. Als Dienstleister müssen wir für unsere Kunden erreichbar sein, sowohl über das Telefon als auch per E-Mail. Selbstverständlich meinen Sie? Das dachte ich auch immer, nur habe ich allzu häufig den Eindruck, dass das nicht alle Kollegen und Kolleginnen so sehen.

Als ich vor einigen Tagen versucht habe, bei einer Kollegin anzurufen, dachte ich zunächst, dass sie nur nicht rangeht, weil sie eventuell gerade selbst schon telefoniert. Heutzutage bekommt man da nicht mehr unbedingt einen Besetztton zu hören. Aber nachdem ich einige weitere Male mit dem gleichen Ergebnis angerufen habe, glaube ich nicht mehr daran. Ich war in diesem Fall nur ein Kollege, der etwas fragen wollte. Also im Grunde alles kein Drama. Wäre ich aber ein Kunde gewesen, so hätte ich mich, zumindest für das aktuelle Anliegen, vielleicht nach einem anderen Dienstleister umgesehen. Zeit ist Geld. Auf einen Rückruf habe ich übrigens vergeblich gewartet.

Mir geht es nicht darum, immer und zu jeder Zeit für Kunden erreichbar zu sein, überhaupt nicht. Ich denke, dass im Sinne der Work-Life-Balance ein klarer Schnitt zwischen Privatleben und Beruf gezogen werden sollte. Zu bestimmten Zeiten muss die Arbeit im Büro bleiben dürfen. Während der „üblichen“ Kernzeiten (zumindest für Kunden in Deutschland ca. 9 bis 15 Uhr) sollte man jedoch schon erreichbar sein bzw. kurzfristig auf E-Mails reagieren können. Sicher, das ist nicht immer möglich. Wer etwa als Dolmetscher tätig ist, kann während eines Einsatzes natürlich telefonisch nicht erreichbar sein. Für die meisten Übersetzer gilt das aber nicht.

Telefonische Erreichbarkeit

Um telefonisch erreichbar zu sein, könnte man zum Beispiel schlicht an einen Anrufbeantworter denken. Die gibt es schon länger als viele Kollegen (oder deren Eltern) auf der Welt sind. Früher noch separate Geräte, sind sie mittlerweile in der Regel direkt im Telefon integriert oder lassen sich auch über den Router einrichten. Selbst wenn der Anrufer nicht den Übersetzer selbst an den Apparat bekommt, wird er wenigstens von einer (hoffentlich) freundlichen Bandansage empfangen, in der man einen raschen Rückruf versprechen kann oder direkt die Nummer für das Mobiltelefon nennt. Optimal ist diese Lösung nicht, da nicht jeder Lust hat, dem Übersetzer hinterher zu telefonieren.

Wieso dann nicht gleich eine automatische Rufumleitung bei Abwesenheit? Ich selbst halte das so. Sobald ich meinen Arbeitsplatz während der Bürozeiten verlasse, leite ich meinen Festnetzanschluss direkt auf mein Mobiltelefon um. Das ist über die modernen Router oder eventuell das Telefon selbst in wenigen Schritten möglich. Und wenn man mal wirklich nicht rangehen kann, ein Rückruf bei nächster Gelegenheit sollte Standard sein. Das gebietet allein schon die Höflichkeit.

Erreichbarkeit per E-Mail

Lange habe ich mich gegen Smartphones gesträubt, da ich dachte, dass ich so etwas nicht brauche. Mittlerweile möchte ich meines aber nicht mehr missen. Zwar bin ich telefonisch auch nicht besser zu erreichen als früher, als ich nur ein normales Mobiltelefon hatte, die Erreichbarkeit per E-Mail hat sich jedoch extrem verändert. Ich schreibe auf dem Smartphone keine Romane, es genügt aber oft schon, dem Kunden zu sagen, dass man die E-Mail erhalten hat und sich darum kümmert, sobald man wieder im Büro ist. So weiß der Kunde woran er ist und muss nicht lange auf eine Reaktion warten. Es ist schon irgendwie albern, dass ich das hier überhaupt schreiben muss, doch gibt es leider Kollegen, die auch bei eiligen Dingen meinen, drei Tage später zu antworten wäre noch OK. Ich bin von beiden Standpunkten aus gesehen eine schnellere Bedienung gewöhnt. In der Regel antworte ich auf E-Mails innerhalb von 30 Minuten bis einer Stunde. So verliert der Kunde keine Zeit, wenn ich mal ein Projekt nicht übernehmen kann.

Bin ich aus planbaren Gründen länger nicht oder nur schlecht erreichbar, teile ich dies meinen Stammkunden aktiv mit. Für alle anderen Kunden, mit denen ich nicht unbedingt rechnen kann, richte ich eventuell auch eine Abwesenheits-E-Mail ein.

Kein Anschluss unter dieser Nummer

Zum Schluss noch etwas Grundsätzliches. Vor ein paar Jahren musste ich einen Übersetzer kontaktieren. Auf einem Übersetzerportal lagen von ihm vier verschiedene E-Mail-Adressen und zwei Telefonnummern vor. Raten Sie mal! Weder die E-Mail-Adressen noch die Telefonnummern funktionierten. Der Name des Kollegen ist in meinem Kopf sofort auf die schwarze Liste gewandert. Halten Sie Ihre Kontaktdaten aktuell. Das gilt nicht nur für die eigene E-Mail-Signatur und Website, sondern auch für Portale wie Facebook, Xing, LinkedIn, Proz.com oder die Einträge bei Ihren Berufsverbänden. Nichts ist schlimmer, als wenn Sie gar nicht gefunden werden.